無駄な会議と意義のある会議。

「無駄な会議は止めるべきだ」などという声をよく聞きます。

私もまったくの同意見ですが、ではどんな内容でも「会議」自体が無駄なのか、無くすべきなのか、といったらそうでもないと思います。

当たり前のことではありますがケースバイケースです。

同じ「会議」のことを指しても、参加している人(立場)によって、有意義か無意義かの感じ方は違うはずです。

「会議なんて無くしてメールで十分」という意見もありますが、これもメールで十分だと思う人(内容)もいれば、メールだけでは伝わらないと思う人(内容)もいるかと思います。

これは必ずしもその人の仕事の能力とも言えないような気もします。

[ 無駄な会議 ]

あくまで私個人の意見ですが、無駄と思われる会議の特徴です。

目的があいまい

とりあえず皆集まって情報共有や意見交換をしましょうといった感じです。

情報共有などはメールでも十分ですし(内容によりますが)、認識合わせの確認として集まることが必要だとしても、具体的な目的があいまいであれば、結局何がしたかったのか？ で終わることが多々あります。

主催者側は、「何が目的なのか」「なぜ集める必要があると感じたのか」「会議の結果として参加者は何を得られたのか」などを意識する必要があると思います。

目的が上司群(上の立場)の為だけ

せっかく下のメンバーなど全員を集めて会議をしても、始まってみれば「上司群(上の立場・主催者側)」だけが発言し(下のメンバーが意見を言える内容ではない)、上の人間だけで盛り上がり、納得して終わるパターン。それでいて「お前らちゃんと理解したか？」などとくればたまりません。これは下の人間からしたら迷惑このうえないです。

「結局なんの集まりだったの？」

「そういうことは自分たち(上の人間)だけで勝手にやれや！」

となります。

最低でも下の人間の意見を引き出すなどあればまだ良いのですが、それでも最終的に下の人間に得るものが無ければ無駄な会議となります。意見を聞きたければ個別にヒアリングでも十分ですし、もしくは「下のメンバーに意見を出してもらうことを目的」とした会議にするべきです。普段は口を出しづらいけど思いの丈をぶつけれれるような場を作ってあければそれは有意義であると思います。

すぐに話が脱線する

これも上の「上の立場のためだけ」と被るところもありますが、取り仕切る人の中で、すぐに話が脱線することがあります。

きちんと目的があって話をしていても、「そういえばあれはどうなったんだろう？」「ところで話は変わるけど・・」といった感じで気になったことをすぐに口に出してしまう人です。せめて会議の場では止めるべきです。

たとえ会議の目的に関連することだとしても、極力最低限に抑えないと、気がついたら会議が２～３時間も経っていたなんてことはよくあることです。

最悪なのは、脱線発言者に同調して、一部の人間(主に上の人間)だけで盛り上がってしまうパターンです。

会議が早めに終わっても解散しない

時間を決めずにダラダラと行う会議も最悪です。

ですが、時間内よりも早めに終わったにも関わらず、時間がまだ余っているからと雑談が始まるパターンもイライラものです。

暇な人たちの集まりであれば別に構いませんが、忙しい人にとっては時間の無駄でしかありません。

他にもありそうですがキリがないのでこのあたりです。

結局、目的と結果があいまいな会議は無駄な会議でしかありません。

あとは、上の人間と下の人間を集めた場合、下の人間にとって有意義でなければ、これまた無駄な会議です。

下の人間を集める必要が本当にあったのかということです。集めるのであれば、下の人間に対して得るものを与えないと無駄このうえないです。

[ 意義のある会議 ]

簡単に言うと上の「無駄な会議」の逆です。

• 会議(人を集める必要性)の目的を明確にする
• 会議の生産性を意識する
• 議事録が取りづらい議論はしない
• 主催者側(上の人間)よりも集まったメンバーを有意義にする
• 定例会議を止める

必ずしも全員が全員納得のいく会議は無理だとは思います。

それでも多くの人が集まれば、それだけ工数を消費します。例え３０分でも１０人も集まれば５時間です。１時間であれば１０時間。

会議が必要であるのであれば、やはりそれなりに目的、段取り、効果(生産性)を明確にしなければ、それは「無駄な会議」でしかありません。

最後に

個人的には、無駄が多少あっても会議の必要性は感じる方です。

仕事の依頼でも周知事項でも、何でもメールで済ませてしまう職場もあります。

しかしメールだけでは、送信側の書き手の説明不足や曖昧さがあれば、受信側は誤解をしてしまったり、無駄に悩ませたりすることがあります。

時には、こちらの都合などお構いなしの一方的なメールの場合もあります。

顔を合わせて話をすればすぐ済むような事項でも、メールで確認や説明などでやり取りを何度もすることは、非生産的ともいえます。

それに一日何通もメールを受信する場合は大事なメールが埋もれることもあります。

何でもかんでも「会議はしない」「メールで十分」とは限らないと思うのです。

また、上司の立場を考えると、会議で皆の様子(理解度やモチベーション等)をただ確認したいということもあります。

この場合、下のメンバーから見れば「無駄な会議」と愚痴られるかもしれませんが、上司からしたら「それでも集まる必要がある」と思っていることもあるでしょう。

上の立場を考えてあげれば止むを得ない場合もあります。

やはり会議に集まる人を総合的に考えて、無駄かどうか、多くの人を集める必要があるかないか、などを意識しないと、無駄と感じる人が増えていく一方かもしれません。